Workday Expenses: Progress update & what鈥檚 ahead / Progr猫s r茅alis茅s et prochaines 茅tapes

Le fran莽ais suit.

On behalf of Workday Expenses Project Team

Dear colleagues,

As announced in February 2025, 黑料不打烊 is redesigning the travel and expense reimbursement process to simplify and modernize the experience for all academic, administrative and student users. This initiative aligns with Horizon 黑料不打烊, which aims to improve operational efficiencies and streamline services across the University.

Set to launch in early 2026, the Workday Expenses module will replace Minerva鈥檚 鈥淎dvances and Expense Reports鈥� menu. This mobile-friendly tool is designed to optimize every step, from submission to approval to reimbursement. For more details, visit the Workday Expenses project webpage.

Guiding principles and current progress

As we move forward, we are focused on improvements that reflect our guiding principles:

• Simplified: Concise instructions that simplify expense processing.
• Efficient: Fewer emails, fewer corrections, and less time obtaining approvals.
• Accelerated: Improved processes for faster reimbursements.
• Compliant: Built-in policy checks and required documentation to ensure adherence.

Keeping these guiding principles in mind, we are currently collaborating with Faculty Finance members to identify and assess key areas of improvement.

Representing academic perspectives

To ensure the new solution reflects the needs of the academic units, we are pleased to welcome Professor Jim Nicell to the project team as Academic Lead. Professor Nicell brings valuable academic insight and will work alongside the project team to involve selected academic, research and student users at key points throughout the project. Their collective input will help shape a solution that supports the entire 黑料不打烊 community.

What鈥檚 next

In the coming months, the team will involve more community members, faculty and staff, for user feedback to guide the design of the new solution before full implementation.

We will also designate community members in various impacted units to help guide, support, and manage the transition within their local teams, and assist users through this change.

More updates and training details will be shared in the months leading up to launch.

Need more information?

Visit the Workday Expenses project webpage or contact us by email at wdexpenses.finserv [at] mcgill.ca (Workday Expenses).

Thank you to all those who are providing their input and expertise as we work to simplify and modernize this essential process.

The Workday Expenses Project Team

听

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Au nom de l鈥櫭﹒uipe du projet Workday Expenses

Ch猫res et chers coll猫gues,

Comme on l鈥檃 annonc茅 en f茅vrier 2025, l鈥橴niversit茅 黑料不打烊 est 脿 repenser le processus de remboursement des d茅penses et des frais de d茅placement afin de simplifier et de moderniser l鈥檈xp茅rience du corps enseignant, du personnel administratif et de la population 茅tudiante. Cette initiative s鈥檌nscrit dans le cadre d鈥�Horizon 黑料不打烊, qui vise 脿 am茅liorer l鈥檈fficacit茅 op茅rationnelle en rationalisant les services 脿 l鈥櫭ヽhelle de l鈥橴niversit茅.

Le module Workday Expenses, qui devrait 锚tre lanc茅 au d茅but de 2026, remplacera le menu 芦 Notes d鈥檃vances et de frais 禄 dans Minerva. L鈥檕util, adapt茅 aux appareils mobiles, est con莽u pour optimiser chaque 茅tape, de la pr茅sentation des factures au remboursement, en passant par l鈥檃pprobation. Pour en savoir plus, veuillez consulter la page Web du projet Workday Expenses.

Principes directeurs et progr猫s r茅alis茅s

Nous nous concentrons sur des am茅liorations qui refl猫tent nos principes directeurs :

• Simplification : Des instructions concises qui simplifient le traitement des demandes de remboursement.
• 贰蹿蹿颈肠补肠颈迟茅 : Moins de courriels et moins de corrections pour des approbations plus rapides.
• 础肠肠茅濒茅谤补迟颈辞苍 : Des processus am茅lior茅s pour des remboursements plus rapides.
• Conformit茅 : V茅rification automatique de la documentation requise et du respect des politiques.

En gardant ces principes directeurs 脿 l鈥檈sprit, nous collaborons avec les membres des 茅quipes financi猫res des facult茅s afin de faire ressortir les principaux points 脿 am茅liorer.

Prise en compte des perspectives universitaires

Nous sommes heureux d鈥檃ccueillir le professeur Jim Nicell au sein de l鈥櫭﹒uipe du projet. En tant que responsable acad茅mique, il s鈥檃ssurera que la nouvelle solution refl猫te les besoins des unit茅s d鈥檈nseignement. Le professeur Nicell, qui apporte un 茅clairage pr茅cieux, travaillera aux c么t茅s de l鈥櫭﹒uipe afin de solliciter l鈥檃vis de membres du corps enseignant, d鈥櫭﹒uipes de recherche et de la population 茅tudiante 脿 des 茅tapes cl茅s du projet. Leurs commentaires permettront d鈥櫭﹍aborer une solution qui r茅pondra aux besoins de l鈥檈nsemble de la communaut茅 mcgilloise.

Prochaine 茅tape

Au cours des prochains mois, l鈥櫭﹒uipe fera appel 脿 d鈥檃utres membres de la communaut茅, du corps professoral et du personnel afin de recueillir les commentaires des utilisateurs et d鈥檕rienter la conception de la nouvelle solution avant sa mise en 艙uvre compl猫te.

Nous ferons 茅galement appel 脿 des membres de la communaut茅 dans les diff茅rentes unit茅s touch茅es afin qu鈥檌ls facilitent la transition au sein de leurs 茅quipes et qu鈥檌ls accompagnent les utilisateurs durant cette p茅riode de changement.

D鈥檃utres mises 脿 jour ainsi que des renseignements sur la formation seront communiqu茅s dans les mois pr茅c茅dant le lancement.

Vous souhaitez obtenir de plus amples renseignements?

Consultez la page Web du projet Workday Expenses ou wdexpenses.finserv [at] mcgill.ca (茅crivez-nous un courriel).

Merci 脿 ceux et celles qui, par leurs commentaires et leur expertise, nous aident 脿 simplifier et 脿 moderniser ce processus essentiel.

L鈥櫭﹒uipe du projet Workday Expenses